如何整理办公室文件材料( 二 ) _如何

第四步，确保每个物品都要有自己的固定位置。
这样的好处显而易见，你每次用完这个东西以后物归原位，不会混乱，下一次需要用的时候也能轻易找出来。如果有时候赶时间，手忙脚乱用了某些物品先放在一边，那么过后也要记得复位。
还有一些小技巧：
在抽屉里分成几格，放比较小的东西，比如打孔机、订书机、剪刀、胶带，因为这些小件易于移动，所以要用的时候都得找一找，分格后，每个物品都找到了它的位置，十分清晰，用的时候一目了然。

将架子上同一排的文件夹斜着贴上一段长胶条，这样，你一眼就能找准取出的文件夹应归放回到哪个位置上。并且，一旦文件夹放错位置，会十分醒目。

最后，养成定期收拾整理的习惯，最好日清日结，下班后就整理好办公桌，否则各种各样的资料文件就开始堆积，这样会给你的工作增加负担。
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上班就在办公室，中间断断续续六年时间离开，略谈细节：
一、纸质文件资料。尽量别留，或者扫描或者用“CS”的ocr录入电脑。确需留下的重要文件，方法：购4孔A4活页文件夹及配套透明活页文件袋（某宝多了去，我用的牌子选了好多次，需要品牌私聊），还有打孔机。能打孔的文件，打孔直接放入文件夹；不能打孔的文件，装入透明活页文件袋，放入文件夹；资料卡片、票据、照片、信函、明信片、名片，有专用的A4活页文件袋就买了用，没有的可以从某宝搜放邮票用的硬卡内芯，装入活页文件袋后放入文件夹。活页文件夹便于存取及排序， A4又是国标，十几本排好放进文件柜，贼漂亮。
【如何整理办公室文件材料】二、电子文档。首先，名称要统一。我的WPS文档名统一为：内文全名（超过8个字可略减）+年月日时（如2017121719），图片、音频、视频名统一为：年月日（如20170818 ，特别是自拍照片、视频的时间与名称要一致）+地点和人物。其次，每一层次的文件夹一般不超过3个。我在D盘下建立了3个文件夹：个人、单位、社会，各文件夹下建了2个文件夹：音像（声音图像，包括照片、音频、视频）、文稿（所有有文字、数字的东东），再下面各有异同，但基本上不超过三个。要注意随时清理，每天最好，实在不行，每周至少两次。一是对电脑里的文档按既定规则改名、移动，二是对手机里的文档改名、移动。手机里下载个'WPS”处理文档极好用，但要及时往电脑里备份。另，置办个上T的移动硬盘，也建立对应的文件夹，每月初将上月的电脑里的东东往里更新备份一份，极好。注意：名称统一很重要，加上年月日时，再变文件夹或换电脑都不怕重复。