如何整理办公室文件材料 _如何

整理关键是构建自己的规则，就是自己怎么方便怎么来。
以前有一位工作上的前辈，他的办公桌十分乱，乱到像被小偷翻过的现场，但是他做事的效率却出奇快。相反，我的办公桌是很整齐的，但是做事效率很低。
有一次他看不过眼，跟我说：“你要想好怎么收拾东西才能让你做事比较快。你看我，办公桌很乱，但是我很清楚每个东西在哪个角落，我要找什么资料，一下子就能找出来。我这种表面上的乱，其实是一种有序。相反，你这么整齐，但是你是无序的。”
于是我才恍然大悟，整理的目的不是整齐，而是构建一种你能掌控的秩序。
整理是为你的工作效率服务的。

所以，第一步，梳理你的工作流程。包括：

你的工作内容是什么？完成工作需要哪些步骤？哪些任务是你工作的重点？哪些任务是经常重复进行的？哪些地方是对工作结果有关键影响的？等等

第二步，清理与工作重点无关的东西，排除干扰。
既然梳理清楚工作流程，明确重点，那么你的精力应该是放在工作重点上的。
所以，检查抽屉里、柜子里、架子上的物品，有哪些与此无关的东西，果断清理。不要抱着“东西现在用不上，以后可能用得上”的心态。事实上，很多现在用不上的东西，以后也不会再用。
这样，能显著节省了空间和占地面积，缩短了找东西的时间。

如果有些东西实在拿不住主意，不用浪费时间纠结，准备一个箱子，统一存放这些东西，给箱子配上下图这种便笺：

然后，这个箱子就可放在角落。到了时间，再次确认是否用得上，用不上就丢掉。
第三步，从工作内容出发摆放物品。
为了省力省时，应该这样放置：

1.经常用到的物品，放在随手可及的地方。
2.需要一起使用的物品要摆放在一起。

这样做的目的，是为了最大程度节省时间在寻找资料上，无形中可以节省很多时间，而且规整有序，让思路清晰。
另外，还有一条原则：

根据动线放置物品。

即，从一个人完成一件事的动作过程来考虑资料的摆放。
比如，一个人要复印资料，他可能有下面几个动作：
（1）拿复印纸。如果复印纸用完了，还得要拿新的，拆开包装，扔掉包装。
（2）将复印纸放到复印机里复印。
（3）回到自己座位上。
那么，复印机、复印纸等物品要样摆放才是最有效率的呢？

根据动作先后顺序，他接触物品的顺序是：复印纸——垃圾箱——复印机。
摆放位置可以这样，保证了复印动作的流程又不影响别人：